La fitxa de subscriptor és un document formal que conté les dades de l’organisme i de les persones responsables de la gestió i sol·licitud de certificats de l’AOC dintre d'un organisme.
La fitxa serveix per:
- Assignar rols per gestionar els certificats.
- Mantenir l'organització actualitzada segons les auditories i condicions específiques del servei.
- Facilitar la comunicació entre l’entitat i l’AOC.
L'enviament de la fitxa pot ser per: alta inicial, canvi de dades, o reenviament cada 24 mesos segons les condicions del servei.
- Creació inicial: l'alta com a organisme al Servei de Certificació de l'AOC. Si és el teu cas, consulta Alta al servei de certificació digital de l’AOC (Primer enviament de la fitxa d’ens subscriptor) on t'expliquem com fer el primer enviament.
- Canvi de dades: en cas que hagin variat les dades de l'organisme o de les persones que formen part del procés de lliurament de certificats dintre de l'entitat.
- Reenviament 24 mesos: Segons les condicions del Servei de Certificació Digital de l'AOC, els organismes han d'enviar la "Fitxa del Servei" cada 24 mesos, fins i tot si no hi ha canvis.
A continuació t’expliquem els passos per fer l’enviament de la fitxa ja sigui perquè han variat les dades com per l’enviament que cal realitzar cada dos anys.
És molt important incloure a la fitxa totes les persones implicades en el procés. Si afegeixes algú nou, has d'incloure també les persones que ja hi eren. Si oblides algú, aquesta persona perdrà els rols assignats fins al moment.
Segueix aquests passos per emplenar la fitxa:
Per assegurar-te dels rols actuals, el més fiable és que miris els permisos dels usuaris a EACAT (ho pot fer la persona gestora dels usuaris d'EACAT).
Cal accedir a EACAT > Configuració > Serveis.
Cercar el servei “CAOC – Servei de certificació digital”, apareixerà el total d’usuaris amb permisos. Fes clic al nom del servei.
A la llista d’usuaris amb permisos es visualitzaran els rols que té cada usuari. Els permisos del servei, exceptuant el d'editor i el de "Signador de la fitxa de subscriptor", només els podem assignar des de l'AOC. Per això el gestor els visualitzarà en gris i no els podrà seleccionar.
Si no ets gestor, també pots consultar la darrera fitxa enviada pel teu organisme a través d'EACAT.
Accedeix a EACAT Tràmits> Prestador Consorci AOC> AOC - Servei de certificació digital > Fitxa de subscriptor (EACAT).
Per accedir al tràmit, necessites el rol d'Edició del Servei "AOC - Servei de Certificació digital". A més, cal assignar el permís de "Signador de la fitxa de subscriptor" a la persona que signarà l'enviament, si no hi ha ningú amb aquest rol.
A "Documentació" podràs descarregar la fitxa de subscriptor.
En primer lloc, has d'indicar si és un "Canvi de dades" o un "Reenviament 24 mesos".
Ens sol·licitant:
Aquest apartat recull les dades de l'organisme. Cal notificar qualsevol canvi, especialment del nom de l'entitat, a través de la Fitxa de Subscriptor. El nom que consti al sistema serà el vinculat als certificats emesos. Si no coincideix amb el nom registrat a EACAT, es rebutjaran les sol·licituds de manera automàtica.
Dades del personal:
En aquest apartat cal que s'indiquin totes les persones que intervindran al procés de sol·licitud de certificats dintre de l'organisme.
Cal tenir en compte:
- Totes les persones indicades a la fitxa han d'estar donades d'alta a EACAT a l'organisme.;
- La primera persona indicada serà el titular de cada rol. La segona i successives seran els suplents.
- La fitxa substitueix l'anterior. Si una persona té rols actualment i no s'inclou a la fitxa, els perdrà.
És molt important substituir la persona Responsable titular (el primer de la llista de responsables) en cas que se l'esborri d'EACAT. Sense aquesta figura no es podran sol·licitar certificats.
Accedeix a EACAT Tràmits >AOC - Servei de certificació digital > Fitxa de subscriptor (EACAT)
Prem "Tramita":
A continuació, afegeix el signador en la pestanya "Signadors", ves a "Contingut" i annexa el document signat.
Prem "Desa esborrany" i ja podràs enviar a signar la tramesa.
La persona indicada a "Signadors" serà la que tindrà la tramesa pendent de signar a EACAT.
El responsable titular informat en la fitxa serà el que rebi la comunicació tant si tot és correcte i s'han afegit els rols com si es detecta algun error en la fitxa.
Et podria interessar
- Alta al servei de certificació digital de l’AOC (Primer enviament de la fitxa d’ens subscriptor)
- Condicions de prestació dels serveis del Consorci AOC (Vegeu les condicions específiques del Servei de Certificació Digital)
- Catàleg de certificats digitals de l'AOC
- Bones pràctiques si ets titular d'una T-CAT