La ficha de suscriptor es un documento formal que contiene los datos del organismo y de las personas responsables de la gestión y solicitud de certificados del AOC dentro de un organismo.
La ficha sirve para:
- Asignar roles para gestionar los certificados.
- Mantener la organización actualizada según auditorías y condiciones específicas del servicio.
- Facilitar la comunicación entre la entidad y el AOC.
El envío de la ficha puede ser por: alta inicial, cambio de datos o reenvío cada 24 meses según las condiciones del servicio.
- Creación inicial : el alta como organismo en el Servicio de Certificación del AOC. Si es tu caso, consulta Alta en el servicio de certificación digital del AOC (Primer envío de la ficha de ente suscriptor) donde te explicamos cómo hacer el primer envío.
- Cambio de datos : en caso de que hayan variado los datos del organismo o de las personas que forman parte del proceso de entrega de certificados dentro de la entidad.
- Reenvío 24 meses : Según las condiciones del Servicio de Certificación Digital del AOC, los organismos deben enviar la "Ficha del Servicio" cada 24 meses, incluso si no hay cambios.
A continuación te explicamos los pasos para realizar el envío de la ficha ya sea porque han variado los datos como por el envío a realizar cada dos años.
Es muy importante incluir en la ficha a todas las personas implicadas en el proceso. Si añades a alguien nuevo, debes incluir también a las personas que ya estaban allí. Si olvidas a alguien, esta persona perderá los roles asignados hasta el momento.
Sigue estos pasos para rellenar la ficha:
Para asegurarte de los roles actuales, lo más fiable es que mires los permisos de los usuarios a EACAT (puede hacerlo la persona gestora de los usuarios de EACAT).
Es necesario acceder a EACAT > Configuración > Servicios.
Buscar el servicio "CAOC - Servicio de certificación digital", aparecerá el total de usuarios con permisos. Haz clic en el nombre del servicio.
En la lista de usuarios con permisos se visualizarán los roles que tiene cada usuario. Los permisos del servicio, exceptuando el de editor y el de "Signador de la ficha de suscriptor", sólo los podemos asignar desde el AOC. Por eso el gestor los visualizará en gris y no podrá seleccionarlos.
Si no eres gestor, también puedes consultar la última ficha enviada por tu organismo a través de EACAT.
Accede a EACAT Trámites> Prestador Consorcio AOC> AOC - Servicio de certificación digital > Ficha de suscriptor (EACAT).
Para acceder al trámite, necesitas el rol de Edición del Servicio "AOC - Servicio de Certificación digital". Además, es necesario asignar el permiso de "Signador de la ficha de suscriptor" a la persona que firmará el envío, si no hay nadie con este rol.
En "Documentación" podrás descargar la ficha de suscriptor.
En primer lugar, debes indicar si es un "Cambio de datos" o un "Reenvío 24 meses".
Nos solicitando:
Este apartado recoge los datos del organismo. Es necesario notificar cualquier cambio, especialmente del nombre de la entidad, a través de la Ficha de Suscriptor. El nombre que conste en el sistema será el vinculado a los certificados emitidos. Si no coincide con el nombre registrado en EACAT, se rechazarán las solicitudes de forma automática.
Datos del personal:
En este apartado es necesario que se indiquen todas las personas que intervendrán en el proceso de solicitud de certificados dentro del organismo.
Hay que tener en cuenta:
- Todas las personas indicadas en la ficha deben estar dadas de alta en EACAT en el organismo.;
- La primera persona indicada será el titular de cada rol. La segunda y sucesivas serán los suplentes.
- La ficha sustituye a la anterior. Si una persona tiene roles actualmente y no se incluye en la ficha, los perderá.
Es muy importante sustituir a la persona Responsable titular (el primero de la lista de responsables) en caso de que se le borre de EACAT. Sin esta figura no podrán solicitarse certificados.
Accede a EACAT Trámites >AOC - Servicio de certificación digital > Ficha de suscriptor (EACAT)
Pulsa "Tramita":
A continuación, añade el firmante en la pestaña "Firmadores", ve a "Contenido" y anexa el documento firmado.
Pulsa "Guardar borrador" y ya podrás enviar a firmar el envío.
La persona indicada en "Firmadores" será la que tendrá el envío pendiente de firmar a EACAT.
El responsable titular informado en la ficha será el que reciba la comunicación tanto si todo es correcto y se han añadido los roles como si se detecta algún error en la ficha.
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