La ficha de suscriptor es el documento formal donde constan los datos del organismo y los de las personas que forman parte, dentro de un organismo solicitante de certificados del AOC, de todo el proceso de solicitud y entrega de los certificados.
La ficha de suscriptor permite:
- Asignar los roles necesarios para la gestión de los certificados.
- Mantener la organización actualizada según auditorías y condiciones específicas del servicio.
- Facilitar la comunicación entre el ente y el AOC para cualquier gestión relacionada con los certificados.
El envío de la ficha se puede realizar por tres motivos:
- Creación inicial: El alta como organismo en el Servicio de Certificación del AOC. Si es tu caso, consulta Alta en el servicio de certificación digital del AOC (Primer envío de la ficha de ente suscriptor).
- Cambio de datos: En caso de que hayan variado los datos del organismo o de las personas que forman parte del proceso de entrega de certificados dentro de la entidad.
- Reenvío 24 meses: Según las Condiciones específicas del Servicio de Certificación Digital del AOC. Los organismos usuarios del servicio, deben enviar cada 24 meses la “Ficha del Servicio” correspondiente, aunque no existan modificaciones.
A continuación te explicamos los pasos para realizar el envío de la ficha ya sea porque han variado los datos como por el envío a realizar cada dos años.
Es muy importante tener en cuenta que en la ficha deben constar todas las personas que intervendrán en el proceso. Si quieres añadir a alguien en el proceso, es imprescindible que incluyas al resto de personas que ya constaban antes. Si te dejas de añadir alguien que constaba, se le eliminarán los roles que tenía hasta el momento.
Sigue estos pasos para rellenar la ficha:
1. Consulta los roles actuales a través de EACAT (gestor de usuarios)
Para asegurarte de los roles actuales, lo más fiable es que mires los permisos de los usuarios a EACAT.
Es necesario acceder a EACAT > Configuración > Servicios.
Buscar el servicio "CAOC - Servicio de certificación digital", aparecerá el total de usuarios con permisos. Haz clic en el nombre del servicio.
En la lista de usuarios con permisos se visualizarán los roles que tiene cada usuario. Los permisos del servicio, exceptuando el de editor y el de firmador de la ficha de suscriptor, sólo podemos asignarlos desde el AOC. Por eso el gestor los visualizará en gris y no podrá seleccionarlos.
2. Accede a EACAT Trámites> Prestador Consorcio AOC> AOC - Servicio de certificación digital > Ficha de suscriptor (EACAT).
Es necesario disponer del rol de Edición del Servicio AOC - Servicio de Certificación digital" para poder acceder al trámite. También será necesario asignar el permiso "Signador de la ficha de suscriptor" del mismo servicio a la persona que firmará el envío de la ficha, si no hay ninguna persona con ese rol.
Haz clic en "Documentación" para descargar la ficha de suscriptor.
3. Rellena la ficha del suscriptor
En primer lugar, debes indicar si es un "Cambio de datos" o un "Reenvío 24 meses".
Nos solicitando
Es en este apartado donde constan los datos del organismo. Es importante que notifique cualquier cambio en los datos a través de la Ficha de Suscriptor.
El Nombre legal del ente (Debe ser el mismo que conste en EACAT): Es importante que en este apartado indique el nombre legal del ente, lo que consta en EACAT. Los datos de la ficha se cargan de forma automática en el sistema. Si el nombre indicado en la ficha no es el mismo que el de EACAT, las solicitudes de certificados digitales serán rechazadas automáticamente por éste al no haber coincidencia.